O que é o Access?

De forma sucinta, o Access é um programa que auxilia na gestão de bancos de dados e possibilita a análise de grandes quantidades de informações, além de gerenciar dados relacionados de maneira mais eficaz do que o Excel ou outros softwares da categoria.

É importante notar que ele não está presente em todas as versões do Microsoft Office, portanto, ao planejar a compra, deve-se verificar qual pacote o inclui, no caso de ser um software necessário para suas tarefas.
Por meio desse programa, os usuários podem utilizar um conjunto de ferramentas que tornam possível desenvolver, organizar e atualizar soluções de dados de forma completa e personalizada.

Essas ações ajudam desde programadores com vasto conhecimento até usuários sem experiência na área. O Access também auxilia no desenvolvimento de bancos de dados atualizados que abranjam o ambiente web e garantam, ao mesmo tempo, a retrocompatibilidade e a compatibilidade posterior com fontes de informação por meio do tradicional recurso de banco de dados.Isso é feito com ferramentas típicas da internet, como as páginas web dinâmicas e a linguagem XML (eXtensible Markup Language).

1. Tabelas

As tabelas são os contêineres para o armazenamento das informações inseridas no banco de dados. Caso essa função não esteja configurada da maneira correta, com os relacionamentos certos, o banco de dados pode ficar lento, dar resultados incorretos ou reagir de maneira inesperada. Uma tabela que possui dados se parece um pouco com um quadro do Microsoft Word ou uma planilha do Excel, quando estão abertas. Da mesma forma que os demais aplicativos de planilhas, as tabelas do Access possuem linhas e colunas. Cada uma das colunas terá um título na parte superior e cada uma das linhas representará um registro diferente.

2. Relacionamentos

De forma resumida, um relacionamento é um laço criado entre as tabelas. Ele junta quadros que possuem elementos associados. Para que isso seja feito, há um campo em cada tabela ligando a outra que possua os mesmos valores.

3. Consultas

São formas de manipular os dados para exibi-los em um relatório ou formulário. As consultas podem classificar, agrupar, filtrar, atualizar ou excluir dados, unir tabelas, entre outras funções. As possibilidades são imensas. A linguagem utilizada para a consulta no banco de dados do Microsoft Access é a SQL (Structured Query Language).

Apesar da integração com o SQL, nos estágios iniciais de aprendizagem do Access, não é necessário saber utilizar a linguagem, visto que o programa escreve os comandos em SQL após o usuário dizer o que deseja fazer, por meio do modo Design da tela de consultas.

4. Formulários

Os formulários são a principal interface por onde os usuários podem inserir informações em um banco de dados, e os responsáveis por essa tarefa precisam, regularmente, interagir com essa interface. Para facilitar a execução das tarefas, o programador pode, inclusive, configurar os formulários para exibirem dados específicos, como uma espécie de filtro. Por meio do uso das consultas, propriedades, macros e VBA (Visual Basic for Applications), a capacidade de incluir, editar e excluir informações também pode ser configurada. Além disso, os formulários podem ser desenvolvidos de forma a lidarem com informações específicas, de acordo com a necessidade de uso.

5. Relatórios

Os relatórios são o resultado da manipulação das informações inseridas no banco de dados do Access. Ao contrário dos formulários, não podem ser editados e destinam-se a ser usados para o envio de dados para outro dispositivo, como impressoras e fax ou, ainda, para outros softwares, como o Microsoft Excel ou Word.

6. Macros

Macros são um meio automático do Access executar uma série de ações para o banco de dados. O Access fornece uma seleção de ações que são realizadas na ordem que o usuário as insere. Macros podem abrir formulários, fazer consultas, alterar dados de um campo ou até mesmo executar outras macros. Existem muitas possibilidades

7. Módulos

Usuários avançados do Microsoft Access tendem a utilizar a linguagem VBA em vez das macros. Isso é possível graças aos módulos, que são a base da linguagem de programação suportada pelo Access e outros aplicativos da suíte Office. É na tela de módulos que o usuário pode gravar o Visual Basic for Applications.

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